Напишите нам

Откуда о нас узнали:

Электронное хранилище финансовых документов  

Что такое электронный архив финансовой документации?

Менеджеры, бухгалтеры, финансисты, экономисты – практически все категории специалистов, работающих с клиентами или по контрактам, в той или иной степени работают с финансовой документацией. Искать платежное поручение, акт или другой документ, чтобы удостовериться в оплате товара или услуги, найти пакет документов и сделать его копию, подготовить документы к камеральной проверке и многие другие операции приходится делать ежедневно.

Ужесточение требований фискальных органов к порядку и срокам предоставления документов для проведения проверок, низкая эффективность работы с бумажными документами, дороговизна арендных ставок особенно в крупных городах, все чаще наводят на мысль руководителей организаций об оптимизации работы с финансовой документацией. Первое, что приходит в голову, это внедрение некой информационной системы, куда можно было бы внести документы в электронном виде, и дать доступ соответствующим сотрудникам.

Для начала давайте разберемся с терминами и определениями. В 2007 году был принят стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, который распространяется на управление документами любых форматов, создаваемыми и получаемыми государственной или коммерческой организацией в результате ее деятельности, кроме документов архивных учреждений. Там дано следующее определение: «Документная система; система управления документами: информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени».

Что же мы видим в российской бизнес лексике? Электронный архив финансовой документации, система электронного документооборота, автоматизация делопроизводства, система учета и ведения контрактов – это лишь небольшой перечень определений которыми пользуются поставщики решений в области электронного финансового документооборота. Все вышеперечисленные термины являются системами управления документами и чтобы не путаться в маркетинговых предложениях различных вендоров, необходимо понимать суть, основные требования и решаемые задачи таких систем.

Итак, нас интересует система управления документами, которая поможет нам:

- реализовать функции управления финансовыми документами, не свойственные традиционным финансовым системам (бухучета, ERP и т.д.) ;

- распределить ответственность и полномочия при работе с документами;

- снизить издержки в работе с традиционным архивом;

- ускорить доступ к документам;

- обеспечить сохранность и безопасность документов;

- реализовать дополнительные функции (аналитика для управленческого учета, выборки для проверок).

Что сложного в управлении финансовых документов?

На российском рынке представлено большое количество программ, предназначенных для решения задач автоматизации финансовых отделов от учетных и бухгалтерских до тяжелых и дорогих систем автоматизации всего предприятия. Однако мало в каких системах реализованы функции работы с текстом исходных документов. Финансовые документы является сложносоставными документами, кроме собственных вложений в виде приложений, дополнительных соглашений, он имеет прямую связь с сопутствующими документами бухгалтерского, юридического, технического толка (прайсы, акты, счета, ГТД, накладные, сертификаты, спецификации, инструкции и т.д.). Документы должны быть аутентичными, достоверными и целостными. Соответственно система ведения финансовых документов должна учитывать это и предоставлять пользователю гибкую структуру рабочих документов, а также поисковые срезы по разным критериям. Работа с контрактами и первичной документацией необходима не только финансистам и бухгалтерам, но и менеджерам, продавцам и другим специалистам организации. Такие функции не имеет смысла требовать от бухгалтерских программ, основная задача которых ведение бухучета и подготовка отчетов.

Другим ответом на поставленную задачу может стать внедрение корпоративной информационной системы (КИС) или как ее еще называют ERP-системы. Данные системы обладают необходимыми модулями документооборота, но являются сложными во внедрении и крайне дорогостоящими.

Распределение ответственности и полномочий

Большинство компании на пути оптимизации работы с документами проходит одни и те же стадии развития. Для многих близка ситуация, когда работа с электронными документами организована через сетевые папки общего пользования. Такой вариант работы хорош пока кто-нибудь случайно не удалит нужный документ или воспользуется не актуальной версией. Поиск виновного обычно ни к чему не приводит, тем более, что причина совсем не в конкретном пользователе.

Система управления финансовыми документами должна уметь гибко распределять доступ, права и полномочия работы с документами и вести журналы событий. Система должна иметь и применять средства контроля доступа, чтобы обеспечить сохранность документов. Они должны обеспечивать создание и поддержку протокола контроля системных процессов или другие методы, позволяющие эффективно защищать документы от несанкционированного использования, изменения или уничтожения. Так уборщица в системе должна видеть исключительно свои должностные инструкции и трудовой контракт и только на чтение, но ни в коем случае не все договоры компании.

Управление процессом доступа предусматривает, что:

- документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;

- документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним;

- зашифрованные документы могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;

- процессы и операции с документами осуществляются только теми, кому разрешено их выполнять;

- подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

Снижение издержек на ведение традиционного архива

В последнее время получили широкое распространение услуги аутсорсинга архивных услуг: архивной обработки, внеофисного хранения и уничтожения документов. Это экономит средства как минимум на аренду дополнительной площади под собственный архив. Однако при отсутствии у себя базы отсканированных документов, вам придется ежемесячно возить весь объем хранимой вне документации и копировать, копировать, копировать или заказывать сканы у вашего «внеофисника». Поэтому такие услуги должны идти вкупе с организацией электронного архива в самой компании.

Некоторые функции традиционного архивного документооборота имеет смысл требовать и от системы управления финансовыми документами, такие как: регистрация документа, с учетом места постоянного его нахождения (комната, стеллаж, полка), ведение журнала выдачи оригинала документа и его копий, оповещение о сроке обязательного хранения.

Ускорение доступа к документам

Документы, лежащие в одной директории в виде графических образов отсканированных документов, много пользы не принесут, их надо как минимум структурировать и «прикрутить» чёткий поисковый механизм. Структура хранения электронных документов крайне важна, она отражает бизнес логику характерную для данного типа документов. Для финансовых документов характерна следующая иерархия: отчетный период – контрагент – тип документа – карточка документа. В система управления документами организовывают карточки документов, к которым в дальнейшем прикрепляются различные файлы. Карточка представляет собой набор атрибутов, однозначно идентифицирующих документ: название документа, дата создания, тип документа, имя контрагента и т.д. Чаще всего именно по ним проводится поиск (атрибутивный поиск). Кроме того существует еще и полнотекстовый поиск по содержимому самого документа.

Поиск финансовых документов кардинально отличается, например, от поиска в Яндексе. Отсутствие одного документа в поисковом ответе Яндекса никак не сказывается на качестве его работы. В финансовой же системе мы должны быть уверены, что все документы по конкретному контрагенту за данный период выведены на экран и распечатаны для проверки или отчета.

При создании шаблонов карточек значения таких атрибутов как «тип документа» определяются достаточно быстро, однако есть отдельные атрибуты, которые требуют тщательной проработки. Например, перечень поставщиков или клиентов бывает очень большой и неоднозначный. Компании пользуются различными юридическими лицами, входят в корпорации и группы, просто меняют названия в процессе деятельности. Не редко в одной компании справочники в различных департаментах серьезно различаются.

Немаловажное значение имеет возможность групповой работы с документами. В отличие от бумажных документов с электронными копиями могут одновременно работать сотрудники разных департаментов.

Сохранность документов

Электронные копии документов должны иметь срок гарантированного хранения не менее срока хранения оригинала, т.е. для основной массы финансовых документов не менее пяти лет, а например, документов по личному составу значительно дольше. Учитывая бурное развитие компьютерных технологий нужно учитывать такие вещи как совместимость форматов, недолговечность электронных носителей.

Специальные дополнительные функции

Для подготовки документов по запросам налоговой инспекции от системы требуется умение делать соответствующие выборки по различным поисковым срезам, сохранять их без нарушения целостности исходных документов.

Партнерство сообщества разработчиков и пользователей систем управления финансовыми документами

Не секрет что стандарты, выработанные сообществом финансистов и бухгалтеров, и стандарты, которые используются сообществами разработчиков программного обеспечения, достаточно сильно различаются, и это является серьезным препятствием на пути успешного внедрения и использования электронных финансовых архивов. Интересы этих сообществ очень часто не совпадают или вовсе противоречат друг другу. Знание универсальных технологий документооборота не отменяет необходимость реализации специфических функций характерных именно предметной области финансов. Таким образом, именно выстраивание партнерских отношений между разными сообществами является залогом успеха в создании функциональных, удобных и масштабируемых информационных систем.

Ситуация на российском рынке

Основная масса поставщиков решений финансового документооборота - это компании, предлагающие различные программные продукты. Компаний же, поставляющих комплексные услуги по организации электронных архивов финансовой документации от сканирования и ввода документов в систему до внедрения и дальнейшей технической поддержки решения, крайне мало. Одной из таких компаний является АЛЕЕ СОФТВЕР, которая уже реализовала проекты электронных архивов во многих коммерческих и государственных организациях. Программный продукт ее разработки СТОР-М (ех. АЛЕЕ Архив) отвечает высоким требованиям к системам документооборота и не первый год успешно работает у крупных заказчиков. Подробные консультации по проблематике построения электронных архивов можно получить на сайте компании www.stor-m.ru.