Напишите нам

Откуда о нас узнали:

Что имеем - сохраним  

Задача оптимизировать работу с документами рано или поздно встает перед любой организацией. Искать платежное поручение, акт или другой документ, чтобы удостовериться в оплате товара или услуги, работать при выполнении проекта с чертежами и сметами, пользоваться договорами и другой юридической документацией - эти и многие другие операции приходится делать если не ежедневно, то достаточно часто.Низкая скорость поиска и получения бумажных документов, высокая стоимость аренды помещений, географическая распределенность филиалов организаций все чаще создают необходимость в оптимизации работы с документами, будь то текстовые документы, мультимедиа или графика (подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация). Решением может стать внедрение информационной системы, где документы хранились бы в электронном виде с возможностью доступа для сотрудников или целых отделов.Такой системой является электронный архив — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Системы электронных архивов относятся к классу систем управления электронными записями (ERMS).

Виды электронных архивов

Пользователями электронного архива могут стать сотрудники любого отдела организации, где идет активное создание и хранение документов.

- Электронный архив финансовой (платежной) документации, пользователями которого являются сотрудники финансовых отделов, обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.

- Электронный архив проектной документации, часто создаваемый позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

- Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных или разработанных им. Обычно используется в отделах управления качеством, стандартизации и метрологии. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации.

- Электронный архив технической документации предназначен для производственных предприятий и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч).

- Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;

- Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;

- Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Рынок систем электронных архивов

Компании, присутствующие на рынке электронных архивов, а также их программные продукты, можно условно разделить на две категории:

  • Компании, разрабатывающие и (или) внедряющие:

- Универсальные электронные архивы (легко могут быть быть использованы для любого типа документации);

- Систем автоматизации архивного делопроизводства;

- Электронных архивов узкой специализации (предназначенные для хранения только одного вида документов);

  • Компании, разрабатывающие или внедряющие ПО другого класса, однако позиционирующие его или его модули в качестве электронного архива:

- BI-платформы (программные платформы, предоставляющие функции интеграции, средства предоставления и анализа информации);

- CAD/CAM

- Справочно-правовые системы.

- Системы электронного документооборота (зачастую имеющие модуль Электронный архив/Управление записями).

Неудивительно, что такое обилие программных продуктов на рынке рождает путаницу - что есть электронный архив и чем он отличается от остальных информационных систем? Чаще всего электронный архив путают с именно с системой электронного документооборота (СЭД). Хотя все эти системы в чем-то близки, но решают различные задачи, и, соответственно акценты в функциональной и технологической частях систем различны. Обе системы работают с электронными документами, но первый тип отвечает за структуризацию и хранение значимых для бизнеса документов, которые не могут быть изменены, второй - за оперативную работу с ними - от создания и согласования до удаления.

Для того, чтобы разрешить путаницу, был разработан стандарт MoReq - Типовые требования к управлению электронными записями (Model Requirements for the Management of Electronic Records. Отличительные особенности систем электронного архива, в соответствии с ним, выражаются в следующем:

- предотвращение изменений документа;

- строгие правила хранения;

- хранение только финальной версии документа;

- запрещено удаление документов, кроме строго контролируемых ситуаций;

- строго упорядоченная структура документов (классификационная схема);

- можно работать ежедневно, но в первую очередь предназначена для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Однако создание электронного архива документов предприятия может стать первым шагом ко внедрению СЭД. Предпосылками успеха в освоении более сложных информационных систем будут подготовленные сотрудники, опробованные технологии, налаженные связи и массив документов в электронном виде.

Электронный архив STOR-M

Одним из решений, соответствующих строгим правилам хранения электронных документов, является электронный архив STOR-M 3, разработанный компанией «Алее Софтвер» как Алее Архив в 2001 году. Основные отличия системы от аналогичных решений - возможность работы с большими нагрузками, критичная для крупных компаний с большим количеством сотрудников-пользователей (по результатам нагрузочного тестирования с 11 млн. документов и 5000 пользователей, по скорости получения первых результатов поиска - не более 3 сек, при открытии данных — не более 5 сек.), кроссплатформенность (работает с любыми операционными системами - семейство Windows, Unix-платформы и MAC) и работа с различными базами данных (работает с широким спектром БД - MySQL, MSSQL, Oracle и PostgreSQL).

STOR-M 3 относится к типу универсальных электронных архивов, которые, без дополнительного программирования, могут быть быть использованы для любого типа документации. Универсальность системы обеспечена ее модульностью, позволяющей легко расширять функциональность продукта. Помимо основных модулей, отвечающих за создание электронного контента и управление им, существуют и дополнительные. Они, в зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, обеспечивают специфичные функции, например, для архивов финансовой (платежной) документации - функцию выборки, позволяющую в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Модули системы

Система имеет 2 клиентских интерфейса: полный клиент (предоставляется редакторам системы для изменения данных) и web-интерфейс, организующий доступ к системе через локальную сеть или Интернет на просмотр, организацию поиска и скачивание документов через браузер.

Основные модули

Архив - базовый модуль, отвечающий за формирование массива документов, их классификацию с помощью атрибутов и справочников, подгрузку документов в систему и осуществление контекстного и полнотекстового поиска.

Система безопасности отвечает за регистрацию пользователей, формирование политик доступа и распределение уровней доступа от каталогов до отдельно взятых документов и атрибутов по ним. Системой ведется полный аудит по навигации пользователей по структуре архива, просмотру и модификации объектов. Возможна работа с внешним LDAP и режимом SSO. (см. иллюстрацию)

Поточный ввод документов - инструмент, позволяющий заводить в систему и индексировать большие объемы документов. При использовании этого инструмента ввод и индексация документа в систему в целом составляет порядка 30-40 секунд на 1 документ.

Система обмена сообщениями (AMS) служит для обмена сообщениями, назначения задач и отслеживания статуса их выполнения. Информация о задачах циркулирует во внутреннем формате системы; копия задачи может быть также отправлена на e-mail пользователя. (см. иллюстрацию)

Модуль подписки и рассылки уведомлений отвечает за подписку пользователей или групп пользователей на уведомления о различных событиях системы (появление новых документов, изменение и добавление атрибутов, смена их значения и другие).

Модуль экспорта данных обеспечивает выгрузку данных, полную или частичную (по разным критериям), из системы в различных форматах.

Дополнительные модули

Модуль выборки (проверки) организует выборки данных по определенным критериям, работу с выборками и сквозную печать. Данный модуль предназначен в основном для архивов финансовой (передача в контролирующие и налоговые органы) и проектной документации (передача клиентам, подрядчикам или партнерам). (см. иллюстрацию)

Печать учтенных копий позволяет отслеживать количество произведенных копий документов, расположенных в системе, автора копии, формируя при этом записи на самом документе в виде водяных знаков.

Личные папки представляют собой дополнительные функцию к базовому модулю и веб-клиенту, позволяющую пользователям системы создавать внутри личные пространства в виде персональных папок с данными из системы.

Image Server отвечает за формирование образов исходного документа в формате PDF, отображаемого в интерфейсах системы вместо основного документа. Таким образом организуется защита файлов в исходном формате, за счет постраничного отображения уменьшается нагрузка на сеть, при этом файл может быть закрыт на печать, редактирование и скачивание.

Модуль актуализации организует процесс поддержания документов системы в актуальном состоянии (специфический модуль, в основном предназначен для архивов нормативно-технической документации). (см. иллюстрацию)

OCR - модуль, дополнительно подключаемый к базовому, позволяющий в фоновом режиме распознавать документы и индексировать полученные данные для организации полнотекстового поиска среди графических документов.

Модуль криптования позволяет организовать дополнительную защиту путем криптования данных, расположенных на сервере или подгружаемых с полного клиента.

Внедрение системы

- Установка и настройка системы легко осуществляется силами как заказчика, так и исполнителя (второй вариант позволяет лишь ускорить данный процесс и выполнить проект за 1-2 дня). Поскольку STOR-M представляет собой готовое решение, а не платформу, установка и настройка достаточно просты, хорошо документированы и отлажены. К услугам компании, внедряющей STOR-M - комплект доументации, прилагаемый к любой конфигурации системы, а также внутренний портал для клиентов, содержащий много полезной информации по установке и настройке STOR-M 3, распространенных ошибках, возможных сложностях и так далее. Кроме того, имея 6-месячную бесплатную техническую поддержку, предоставляемую вместе с приобретением лицензии, заказчик в процессе установки системы может консультироваться с техническими специалистами компании-разработчика.

- Внедрение, помимо установки и настройки, включает формирование структуры данных, полей описаний, справочников, определение схем работы и их отладка, оптимизацию данных, наполнение системы и многое другое. Поскольку STOR-M 3 - готовый продукт и для проведения таких работ не требуется дополнительное программирование или работа с СУБД, внедрение можно считать посильной работой для специалиста в направлении, для которого создается электронный архив. Вопрос внедрения в этом случае - вопрос опыта проведения и организации подобных работ и в конечном итоге качества результата. Если специалисты компании располагают опытом построения таких систем, временем, возможностяим и полномочиями, необходимости прибегать к услугам разработчика нет. Однако если опыта нет или есть желание ускорить данный процесс, то в этом случае лучше обратиться к специалистам компании-разработчика.