Напишите нам

Откуда о нас узнали:

Как выбрать сканер?  

Вступление от переводчика: данная статья написана Марком Манделем, который работает менеджером по управлению рисками в компании OpenText. Данная статья находится на сайте http://www.aiim.org/community/blogs/expert/How-to-Pick-a-Scanner . Вашему вниманию предлагается перевод данной статьи.

Как выбрать сканер?

Хотя в наши дни мы живём во времена Web 2.0, Enterprise 2.0, электронных форм, цифровых подписей, и разнообразных решений, ориентированных на разные процессы, мы по-прежнему нуждаемся в сканировании бумаги. Собираетесь ли вы создать резервную копию неиспользуемых записей, или же внедряете временное решение до тех пор, пока у вас не будет полноценной системы для управления бизнес-процессами, оцифровка бумажных документов все еще будет являться потребностью многих организаций

Работники моей организации постоянно спрашивали меня о том, как отсканировать бумагу. Как правило, их интересовало в какой системе сканировать, как индексировать страницы, как обеспечить качественное сканирование и много много другое. Я раскрою данные темы в будущих постах. А сейчас давайте просто сосредоточимся на том, как правильно выбрать сканер.

Для того, чтобы выбрать лучший сканер в соответствие с вашими потребностями, вы должны знать несколько вещей о ваших документах. Сколько страниц в документах, которые будут сканироваться ежедневно, размер этих страниц, вес и состояние документов в независимости от того, имеет ли документ информацию на обеих сторонах листа, есть ли цветные документы, ну и так далее. Я настоятельно рекомендую оценить ваши документы согласно всем этим факторам, если вы никогда этого не делали, то нанять кого-то , кто это умеет.

Сканеры для документов делятся по нескольким категориям: маленькие объемы, средние объёмы, промышленные и большие объемов. Сейчас, конечно, существует множество копиров/сканеров, которые могут быть использованы для каждой из категорий.

Скорость сканирования.

Одной из ключевых особенностей сканера является его скорость оцифровки страницы в минуту. Для сравнения сканеров различных производителей вначале необходимо убедиться, что вы сравниваете одни и те же модели. Для некоторых производителей максимальная скорость возможна в горизонтальном режиме и другие в вертикальном режиме. Пропускная способность сканера определяется скоростью автоматической подачи бумаги в дюймах в секунду. Если вы сканируете письмо размером с обычную страницы в вертикальном режиме, то это значит, что 11 дюймов в секунду бумаги будет проходить через устройство подачи. Если же вы сканируете страницу в горизонтальном режиме, то скорость всего 22 см в секунду. Таким образом, вы сможете увеличить скорость на 23 процента, сканируя в вертикальном режиме.

Разрешение является еще одним ключевым фактором, от которого зависит скорость работы сканера. Все производители использую стандартную спецификацию с базовыми 200 точками на дюйм. Большинство сканеров, которые сканируют 300 точек на дюйм, медленнее где-то на 30 процентов.

Правило, которое я использовал на протяжении многих лет, заключалось в том, чтобы брать сканер с номинальной скоростью, использовать разрешение, которое необходимо, а где-то раз в в 6.5 часов считать свою суточную производительность, чтобы обеспечить нужный контроль. Затем уменьшал эту цифру на 40 процентов, чтобы получить чистую производительность за день. Также учитывал качество бумаги, разрывы и другие мелочи, которые снижают пропускную способность.

Например: Берем 100 писем, у которых разрешение 200 точек на дюйм, считаем количество писем, умножаем на количество минут в часе 60 минут и умножаем на время 6.5 часов получается 39000 страниц за день. 60 % будет показателем эффективности пропускной способности, то есть 23 400 в день. При сканировании в горизонтальном режиме вы сможете получить примерно 28 000 страниц в день из того же сканера.

Рабочий цикл

Важным фактором при работе сканера является выбор рабочего цикла. Эта расчёт того, сколько страниц сканер способен оцифровывать за день. Это достаточно важная вещь, которая является ключевым отличием между моделями сканеров. Быстрый сканер с низкой нагрузкой означает то, что он не достаточно мощный для сканирования больших объемов.

Размер страницы

Скажем так, в ваших документах есть смесь чеков, карточек, писем и правовых документов, размер, которых не превышают размера 11”*17” . Поэтому, если вы ищете такой сканер, который мог бы сканировать это всё, то необходимо иметь такой механизм подачи документов, для сканирования документов небольшого формата, а также планшетный сканер, который может сканировать документы больше, чем размер 11”*17”. Большие размеры документов требуют использование специализированного сканера, предназначенного для сканирования чертежей и карт.

Механизм подачи

Некоторые настольные сканеры имеют только ручную подачу бумаги, но у большинства сканеров есть и ее автоматическая подача . Возможность подачи больших объемов бумаги является ключевым отличием между сканерами. Некоторые сканеры имеют передовые технологии, для подачи документов с обнаружением неправильной подачи, а также предусматривается возможность сканирования широкого спектра форматов бумаги и различного веса. Другие имеют простую подачу, которая работает только с бумагой высокого качества. Я настоятельно рекомендую, если вы ищете сканер с высокой скоростью работы, то постарайтесь испробовать его в действии, перед покупкой.

Емкость лотка подачи, также является ключевой, важно, чтобы данный механизм умещал ваши документы и файлы. Например, если ваши документы включают до 100 страниц, то приобретение сканера с механизмом для подачи объемом в 50 страниц, является проблематичной. Сканер больших размеров, вмещающий до 200 страниц, будет более подходящим.

Другие ключевые особенности

Другие передовые технологии, такие как цвет освещения, проставление меток (дат, значки, имена), аппаратные улучшения изображения, сканирование длинной бумаги (например, результатов ЭКГ), фотографий, и т.д. должны играть важную роль для вас. Ваше решение должно зависеть от ваших требования. Должное внимание на возможности сканера и соответствие их вашим требованиям будет залогом вашего успеха.

Как и все ECM, необходимо проработать ваши требования наперёд, для соответствия оборудования и программного обеспечения.