Напишите нам

Откуда о нас узнали:

 

ФГБУ «Центральный архив» Управления делами Президента Российской Федерации

Область деятельности: Архив

Сайт: www.adp-archive.ru

Основные виды деятельности

1) Хранение, комплектование и учет архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления делами и подведомственных ему организаций

2) Физико-химическая и техническая обработка архивных документов;3) Организация использования архивных документов для обеспечения деятельности организаций, подведомственных Управлению делами;4) Оказание методической помощи организациям, подведомственным Управлению делами, в постановке архивной работы, отбору и подготовке документов к передаче на архивное хранение;

Хранимая документация

Основной объем документов, подлежащих хранению в Центральном архиве, составляют: организационно-распорядительная документация и документы по личному составу (приказы, лицевые счета, личные дела работников) Управления делами и подведомственных ему организаций. Кроме того, в архиве хранятся документы (личные дела, анкеты, автобиографии и др.) видных деятелей медицины, работавших в системе Лечебно-санаторного управления Кремля, Четвертого главного управления при МЗ СССР и РСФСР и их преемников. Указанные документы составляют историческую ценность, и подлежат постоянному (бессрочному) хранению.

Цель проекта

Создание электронного архива документации, имеющей культурно-историческое, научное, практическое и иное значение, а также повышение эффективности работы учреждения, в части оперативного предоставления востребованной населением информации.

Основные бизнес-требования заказчика

Перейти на более высокий уровень организации хранения и использования документов;

Ускорить и упростить процесс выдачи справок действующим и уволенным сотрудникам медицинских учреждений, курируемых Управлением делами Президента РФ;

Предоставит оперативный доступ к востребованной документации для ее использования в научных, исторических, медицинских, социальных и иных целях.

Обеспечить безопасное хранение документов в условиях роста их объема;

Обоснование проекта

Работа с документами и все взаимосвязанные процессы в Центральном архиве происходили с участием бумажного архива документации. Такой подход проявил достаточную эффективность, но слишком невысокую скорость. В связи с постоянно растущим количеством запросов и необходимостью обработки электронных запросов с интернет-портала было принято решение на создание системы электронного архива и перевод документации в электронный вид.

Описание проекта

Помимо поставки и внедрения электронного архива была дополнительно разработана функция поиска в тексте документа и отображения поисковых результатов в интерфейсе просмотра документа.

Следующим шагом было произведено поточное сканирование документации по личным делам, которая впоследствии была проиндексирована и занесена в систему электронного архива.

Содержание и объем работ по сканированию: 52000 листов формата А4, сшитых в 640 документов.

Объем документов подлежащих индексации: 750 документов

Длительность выполнения проекта составила 3 месяца.

Соблюдение качества

Соответствие качества реализуемого программного продукта контролировалось отделом качества и тестирования нашей компании.

Результаты проекта

Внедрение системы решило проблему сохранности документов (в результате обеспечения возможности работы с электронными копиями документов без обращения к бумажным оригиналам). Кроме того, появиласть возможность работы с электронными запросами граждан на предоставление архивных справок и автоматическое формирование извещений о готовности справок, и их передача гражданам по электронной почте.

Все проекты